¿Tu empresa tiene un plan de contingencia por si todo se tuerce?

El último ‘Estudio de la gestión del riesgo de crédito en España’ de Crédito y Caución e Iberinform desvela que apenas el 10% de las empresas de nuestro país cuenta con un plan de contingencia que mitigue los efectos de un empeoramiento repentino del entorno económico.

No sería la primera vez que esto sucede, como consecuencia de acontecimientos como una crisis financiera, sanitaria o energética, por ejemplo.

Asimismo, sólo el 9% de los consultados indican que sus compañías ni siquiera cuentan de algún tipo de estrategia frente a un cambio negativo en el contexto comercial y económico.

Por el contrario, el 40% de las empresas disponen con medidas básicas. Y otro tercio de los consultados (32%) prevén acciones puntuales para contrarrestar cambios negativos en la economía.

Amplio margen de mejora

De este modo, los responsables del informe consideran que existen “diversos déficits en la gestión de la política de riesgos de las empresas”.

Eva Linares, socia consultora de ERA Group España, coincide en el análisis. “9 de cada 10 empresas van a tener que improvisar. Eso no es no tener recursos, es tener una gestión del riesgo bastante reactiva”, declara.

Pese a ello, resalta que “las empresas españolas han demostrado que saben adaptarse”. “Lo han hecho crisis tras crisis en los últimos años y con bastante mérito”, comenta.

Sin embargo, advierte que “adaptarse cuando el problema ya está encima no es lo mismo que estar preparado”. Y recalca que “lo que falta es pasar de reaccionar bien a tenerlo bien planificado antes”.

Importancia de plan de contingencia

Esmeralda Gómez López, coordinadora del Grado de Finanzas y Contabilidad de la Universidad Internacional de La Rioja (UNIR), defiende la necesidad de contar con un plan de contingencia “porque reduce el tiempo de reacción, limita el daño financiero y operativo y evita decisiones improvisadas bajo presión, que suelen ser más caras”, comenta.

No en vano, las pymes que buscan financiación cuando ya tienen problemas encuentran con menos opciones, peores condiciones y mayor coste financiero, como contábamos en este artículo.

Igualmente, Linares expone que “un buen plan de contingencia permite anticipar escenarios, establecer prioridades y, sobre todo, saber de antemano qué decisiones tomar cuando llegue el momento”.

“Ahí está la diferencia: cuando hay un plan, se gana algo que en una crisis es especialmente valioso, que es tiempo. Tiempo para analizar las opciones, valorar alternativas y tomar una decisión con criterio. Sin plan, sólo queda reaccionar. Ese tiempo desaparece y se puede acabar tomando la decisión que resuelve el problema, pero no necesariamente la que más conviene al negocio.”, sentencia.

Además, la experta de la UNIR recuerda que “en un entorno de alta incertidumbre geopolítica y de demanda, tener protocolos predefinidos frente a diferentes escenarios permite mantener las operaciones críticas, proteger la liquidez y transmitir confianza a clientes, proveedores y empleados”. 

Asimismo, explica que disponer de un plan de contingencia “ayuda a anticipar señales de alerta, como cambios en el perfil de morosidad de clientes; y a activar respuestas escalonadas antes de que el problema se vuelva sistémico para la empresa”.

¿Qué es el plan de contingencia?

Si tu empresa es una de las que no tiene todavía un plan de contingencia, quizá te estés preguntando qué es realmente.

Consiste esencialmente en la planificación de lo que haríamos en caso de suceder algo que pueda afectar seriamente a nuestro negocio. “Su objetivo es evitar tener que improvisar en plena crisis: saber qué decisiones hay que tomar, quién debe tomarlas y con qué recursos contamos”, aclara la consultora de ERA Group.

Además, Gómez López recalca que “debe ser claro, accesible, accionable y actualizado periódicamente”. Es decir, no vale con diseñarlo y olvidarnos de él. “Hay que revisarlo: los proveedores y los costes cambian. Y los riesgos, también”, añade Linares.

¿Por dónde empezamos?

La experta de ERA Group da un consejo para comenzar a diseñar el plan de contingencia. “Empezaría por una pregunta muy sencilla: ¿qué acontecimientos podrían comprometer seriamente la actividad de la empresa y qué haríamos si ocurrieran mañana? No se trata de intentar predecir la próxima crisis, sino de identificar vulnerabilidades y preparar respuestas para distintos escenarios”, expone.

De este modo, explica que una de las primeras prioridades debería ser conocer bien la estructura de costes y saber por dónde está más expuesta la empresa. “Es difícil preparar un plan de contingencia si una compañía no sabe con precisión de quién depende y qué partidas se le pueden disparar en cuestión de semanas”, afirma.

“Yo empezaría por hacerme una serie de preguntas incómodas. ¿Qué pasaría si mañana aumentara significativamente el coste de la energía, desapareciera un proveedor crítico, se interrumpiera una ruta logística, aumentara la morosidad o nuestros ingresos cayeran durante varios meses? Y, sobre todo, debería saber qué decisiones podría tomar inmediatamente en cada uno de esos escenarios”, desgrana.

De este modo, considera especialmente importante revisar cuestiones como la liquidez disponible, la estructura de costes, la dependencia de proveedores críticos, la exposición energética y logística, los niveles de inventario o los contratos que puedan limitar nuestra capacidad de reacción.

Asimismo, reseña que “es importante determinar qué gastos son realmente estratégicos y cuáles pueden ajustarse rápidamente si cambian las circunstancias”.

¿Qué tener en cuenta al diseñarlo?

La profesora de la UNIR detalla algunos de los elementos clave que debería incluir nuestro plan de contingencia:

Disparador y escenarios

Se refiere a los indicadores que accionan el plan, como una posible caída de ventas, impagos, interrupción de suministro, picos de costes energéticos, etc.

Medidas concretas por área

Por ejemplo, detalla que el área de finanzas, que se encarga de la liquidez, “debería tener líneas de crédito preaprobadas, un fondo de emergencia, revisión de gastos, renegociación de vencimientos, etc.”.

Asimismo, indica que el departamento comercial debería estar capacitado para actuar frente al endurecimiento de condiciones de pago, contar con seguros de crédito, monitorizar la solvencia y morosidad de los clientes, etc.

En el caso del área de operaciones, indica que es importante contar con proveedores o rutas logísticas alternativas para proteger la cadena de suministro. “Cuando se depende de un solo proveedor o la ruta logística está expuesta a conflictos bélicos, el riesgo para la empresa es alto”, apunta.

Asignación clara de funciones

En cuanto al equipo, reseña que “se debe contar con roles del comité de crisis, cadenas de mando, comunicación interna y externa”.

Resiliencia digital

La pandemia nos demostró la importancia de la transformación digital de las empresas, ya que las mejor preparadas pudieron seguir operando. Aunque no sin dificultades.

Además, el 60% de las pymes europeas víctimas de ciberataques desaparecen en los seis meses siguientes al incidente, según un estudio de Google.

La experta de la UNIR recomienda contar con sistemas de respaldo, conectividad alternativa, trabajo remoto seguro, disponibilidad de los datos, etc.

Hacer simulacros

“Es la mejor forma de preparar al equipo, testar los procesos y pivotar sobre los mismos”, señala.

Prioridad: un ‘mínimo vital’

Si todavía no cuentas con un plan de contingencia y te planteas cuál debería ser la prioridad para preparar tu empresa ante un posible cambio de escenario económico, Gómez López aconseja “construir y probar un ‘mínimo vital’ de resiliencia”.

Con ello se refiere a “un plan de continuidad simplificado que proteja la liquidez y las operaciones críticas durante al menos 90 días sin ingresos normales, con comité de crisis, líneas de financiación preaprobadas y protocolos de comunicación y suministro”. 

“Esto no requiere documentos extensos. Basta con definir escenarios de activación, responsables, acciones inmediatas y recursos reservados y ensayarlos periódicamente. Nada complicado, algo básico que sirva en un escenario adverso”, anota.

Finalmente, la consultora de ERA Group recuerda que “un plan de contingencia no es recortar por si acaso”. “Es saber dónde actuar cuando llegue el momento y hacerlo sin frenar el crecimiento. Cuanto mejor conozca una empresa su estructura de costes antes de que llegue la crisis, más margen de maniobra tendrá cuando cambien las condiciones”, concluye.