En este blog, Jo Randle, CEO y propietario de Aspect AGM, comparte sus reflexiones y predicciones para el Informe de Insights 2025 de Aspect.
Comenzando mi quinto informe de Aspecto Insights en febrero, miré hacia atrás en la montaña rusa de los últimos cinco años y lo que depara el futuro para nuestra industria. Cuando comencé mi encuesta anual y entrevistas con expertos en la industria del evento, la mayor parte del mundo estaba encerrado y lidiando con los efectos de Covid-19. ¿Recuerdas el pivote?
No es una exageración decir que la industria de los eventos ha estado experimentando un cambio radical desde entonces. La pandemia ha servido como catalizador para el cambio, ya sea que estemos listos para ello o no. A pesar de los desafíos y un dolor obvio, hubo algunos beneficios notables. El resultado fue un enfoque más reflexivo para la planificación de eventos y el compromiso de la audiencia, y un futuro más brillante.
1. El aumento de los nuevos formatos de eventos
En respuesta a las limitaciones impuestas a los eventos cara a cara durante la pandemia, la industria gestionó los pivotes rápidos para las plataformas virtuales, asegurando la continuidad en tiempos profundos y disruptivos, así como en expansión. Una vez que se aliviaron las restricciones, el modelo híbrido se hizo popular debido a su capacidad para combinar elementos cara a cara y virtuales, lo que lo hace más integral y flexible en los eventos, aumentando la accesibilidad y el compromiso.
Sin embargo, si bien los formatos híbridos y virtuales han evolucionado a lo largo de los años, nuestra última investigación revela que el retorno gradual a los eventos cara a cara que vimos en 2021 y 2022 no se ha ralentizado. Nuestra encuesta muestra que la combinación de eventos 2024 fue del 18% híbrida, 22% virtual y 60% en persona, con menos del 50% de los eventos que tienen lugar en persona hace solo un año en 2023. La industria está claramente de acuerdo en que nada es consistente con la experiencia cara a cara de conexión, cooperación y redes para impulsar el cambio y fomentar el crecimiento.
¿Qué sigue?
Hemos visto avivamientos en eventos cara a cara, pero esperamos que los híbridos y los formatos virtuales continúen desempeñando un papel clave, aunque de una manera más estratégica. La siguiente fase se centrará en la integración de experiencias digitales y experiencias físicas para mejorar la participación utilizando tecnologías inmersivas. El objetivo principal del evento desde 2020 fue volver a conectarnos con un enfoque en las redes y la hospitalidad. Esto significa que la tecnología se está volviendo cada vez más diferenciadora. Anticipo un renacimiento en la adopción de nuevas tecnologías emergentes. La personalización impulsada por la IA, el espacio de realidad mixta interactiva y las herramientas de traducción en tiempo real hacen que los eventos híbridos sean mucho más atractivos e integrales, desglosando barreras para la geográfica y la accesibilidad
Los eventos en persona, creemos que veremos un cambio hacia una experiencia de eventos más significativa y curada a medida que los microeventos se están volviendo más populares, ya que los representantes esperan un compromiso más profundo, mejores oportunidades de redes y experiencias más inmersivas.
2. AI y tecnologías emergentes
La innovación tecnológica ha estado a la vanguardia de la evolución de la industria en los últimos cinco años, ayudando a fortalecer la participación de la audiencia y proporcionar una nueva vía para la interacción. AI revoluciona la entrega de eventos y la participación de la audiencia, permitiendo una planificación más eficiente para profesionales de eventos y contenido hiperpersonalizado y viajes de eventos para representantes. La integración de XR y tecnología en tiempo real para la gamificación puede aumentar la participación y enriquecer la experiencia del evento.
Sin embargo, muchas organizaciones aún no han aprovechado su máximo potencial en la IA y las tecnologías emergentes. Este cambio es lento y gradualmente más lento. Solo el 30% de los encuestados de 2024 encuestados usaron IA en 2024 (un ligero aumento desde 2023). Sin embargo, el 63% puede adoptar estas herramientas después de 2025.
¿Qué sigue?
La IA y la automatización están configuradas para ser herramientas esenciales para la planificación y ejecución de eventos. Durante los próximos cinco años, creo que AI ayudará a crear experiencias de eventos hiperpersonalizadas, análisis predictivo para la participación de la audiencia y la curación automatizada de contenido. Los chatbots, los conserjes de IA y el emparejamiento impulsado por la IA mejoran las oportunidades de redes, mientras que la recopilación y el análisis de datos proporcionan información más profunda sobre el comportamiento de la audiencia para permitir una toma de decisiones más basada en datos.
3. ESG
La sostenibilidad ha sido un enfoque central en la industria de eventos en los últimos años. Nuestro último estudio muestra que más del 90% de los encuestados consideran la sostenibilidad en sus estrategias de eventos. Y es especialmente alentador ver que por primera vez este año, el 22% de las organizaciones rastrean las emisiones para todos los eventos, un aumento del 9% respecto al año pasado. Otras iniciativas también han ganado impulso en los últimos años, como eliminar los plásticos de un solo uso, alentar la restauración producida localmente y fomentar lugares y opciones de transporte más sostenibles.
Sin embargo, hay margen de mejora. Nuestro informe reciente revela que el 50% de las organizaciones no han medido su huella de carbono en absoluto, citando recursos limitados, falta de herramientas y baja priorización de las razones. El impacto social permanece subdesarrollado, y el 64% no lo mide.
¿Qué sigue?
La sostenibilidad ya no es una tendencia. Eso se está convirtiendo en una expectativa de referencia. Al trabajar con los proveedores y agentes adecuados, las empresas pueden comprometerse con resultados positivos o incluso mejores del evento al tiempo que respeta el medio ambiente. Para 2030, los consultores de sostenibilidad deben ser estándar para todos los eventos, incluido el seguimiento de la huella de carbono antes y después de los eventos. Mediciones de impacto social de más de 150 eventos globales para la gestión de residuos (política de residuos cero, redistribución de alimentos, impresión reducida, promover alimentos locales y estacionales con viajes monitoreados). Disponibilidad de información de emisión de carbono para adaptaciones delegadas.
4. Inclusión y accesibilidad
Nuestra industria ha avanzado mucho para volverse más inclusivo en los últimos cinco años, y nuestro informe muestra un aumento en todas las áreas, incluida la accesibilidad, la diversidad de los altavoces, las opciones integrales de alimentos y entretenimiento, y la diversidad de materiales de marketing y promoción.
Sin embargo, a pesar de la voluntad general de implementar medidas de accesibilidad, los principales desafíos que enfrentan las organizaciones están relacionados con presupuestos y recursos, así como con la disponibilidad limitada de oradores diversos de calidad. Al abordar estos obstáculos financieros y logísticos y proporcionar una dirección clara, los organizadores de eventos pueden garantizar que la inclusión y la accesibilidad sean estándar en lugar de pensamientos posteriores.
¿Qué sigue?
EDI está en el corazón de la planificación de eventos y esperamos que la organización haga un fuerte compromiso con la accesibilidad y la expresión. Nos gustaría ver una implementación más amplia de características de accesibilidad, incluidos subtítulos en tiempo real, espacios sensoriales y una línea diversa de altavoces. Las limitaciones presupuestarias aún plantean desafíos, pero a medida que aumenta la demanda de inclusión, los fondos y los recursos deben hacer lo mismo.
El futuro es … transformador
Nuestra industria está lista para continuar en el camino de la innovación. Por supuesto, hay desafíos. Las condiciones económicas globales y los cambios en las regulaciones continuarán afectando el panorama del evento. Es probable que el costo de los eventos de alojamiento aumente, y los organizadores deberán manejar las regulaciones de turnos con respecto a la privacidad de los datos y el cumplimiento ambiental. Cuanto más ágiles sean sus estrategias, más exitosos serán.
Al adoptar los avances tecnológicos, priorizar la sostenibilidad y promover la inclusión, podemos crear experiencias más atractivas, responsables e influyentes. Si bien la imprevisibilidad sigue siendo constante, la capacidad de la industria para adaptarse e innovar asegura que el futuro de los eventos no solo sea brillante, sino también transformador.
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